Nên thuê hay mua máy photocopy là một câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp, công ty đang băn khoăn khi có nhu cầu sử dụng máy photocopy. Mỗi phương án đều có những ưu nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp. Trong bài viết này Magazine USA sẽ chia sẻ đến bạn ưu và nhược điểm của từng loại hình để giúp bạn có thể lựa chọn phương án phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của mình nhé nhé.
Ưu điểm và nhược điểm khi mua máy photocopy mới
Ưu điểm
- Nếu bạn muốn sử dụng máy photocopy trong một khoảng thời gian dài thì việc mua mới giúp bạn làm việc bao lâu tùy theo ý muốn.
- Khấu trừ thuế: Toàn bộ chi phí mua máy photocopy mới được khấu trừ thuế. Còn đối với hợp đồng thuê máy, bạn chỉ có thể khấu trừ số tiền trả hàng tháng.
- Có quyền sở hữu máy photocopy: Sau khi mua máy photocopy, doanh nghiệp sẽ là chủ sở hữu của máy, có thể sử dụng máy theo nhu cầu và có thể bán lại máy khi không còn nhu cầu sử dụng.
- Có thể tùy chỉnh máy theo nhu cầu sử dụng: Khi mua máy photocopy, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh máy theo nhu cầu sử dụng, chẳng hạn như thêm các tính năng hoặc nâng cấp các bộ phận của máy.
- Không giới hạn số lượng bản sao: Khi mua máy photocopy, doanh nghiệp có thể sao chép số lượng bản sao tùy ý, không bị giới hạn như khi thuê máy photocopy.
Ví dụ
Một doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng máy photocopy với số lượng bản sao lớn mỗi ngày. Doanh nghiệp này có thể lựa chọn mua máy photocopy để có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình. Khi mua máy photocopy, doanh nghiệp sẽ có quyền sở hữu máy, có thể sao chép số lượng bản sao tùy ý và có thể tùy chỉnh máy theo nhu cầu sử dụng.
Nhược điểm
Khi mua máy photocopy, doanh nghiệp sẽ có những nhược điểm sau:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Chi phí mua máy photocopy ban đầu thường cao hơn chi phí thuê máy photocopy hàng tháng. Doanh nghiệp cần cân nhắc ngân sách để lựa chọn phương án phù hợp.
- Cần lo lắng về bảo trì, sửa chữa máy: Máy photocopy là thiết bị điện tử có thể bị hỏng hóc theo thời gian. Doanh nghiệp cần lo lắng về chi phí bảo trì, sửa chữa máy khi máy gặp sự cố.
- Có thể bị giảm giá trị khi máy cũ: Khi máy photocopy cũ đi, giá trị của máy sẽ giảm xuống. Doanh nghiệp có thể bị lỗ khi bán lại máy.
Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố trên khi lựa chọn phương án mua máy photocopy. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng máy photocopy cao và có ngân sách phù hợp, có thể lựa chọn phương án mua máy photocopy.
>> Xem thêm: Top 10 máy photocopy công nghiệp tốt nhất hiện nay
Ưu điểm và nhược điểm khi thuê máy photocopy
Hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đang lưỡng lự giữa việc nên thuê hay mua máy photocopy, nhưng nhìn chung hầu hết họ đều lựa chọn dịch vụ thuê máy photocopy thay vì sở hữu nó. Tuy nhiên quyết định thuê có thể không hoàn toàn tốt nhất, bởi nó còn phụ thuộc vào nhu cầu cá nhân và sở thích của bạn.
Ưu điểm
- Giảm chi phí trả trước: Thuê máy photocopy giúp người dùng không tốn quá nhiều tiền để sở hữu nó. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều dòng tiền dự trữ.
- Chi phí được dự đoán trước: Điều này có ý nghĩa cho hạch toán ngân sách của doanh nghiệp bạn. Trong hợp đồng thuê máy photocopy cho bạn biết số tiền chính xác bạn phải trả trong một tháng là bao nhiêu? Chính điều này sẽ giúp chi tiêu nằm trong kiểm soát, không bị vượt quá cho phép do các chi phí về mực in, bảo dưỡng hay hỏng hóc.
Nhược điểm
- Hợp đồng thuê: Bạn sẽ có một hợp đồng thuê với nhiều điều khoản ràng buộc.
- Chi phí thuê hàng tháng: Chi phí thuê máy photocopy hàng tháng thường thấp hơn chi phí mua máy photocopy ban đầu. Tuy nhiên, chi phí thuê máy photocopy sẽ tích lũy theo thời gian. Doanh nghiệp cần cân nhắc ngân sách để lựa chọn phương án phù hợp.
- Không có quyền sở hữu máy photocopy: Khi thuê máy photocopy, doanh nghiệp không phải trả tiền mua máy photocopy, nhưng cũng không phải là chủ sở hữu của máy. Doanh nghiệp không thể sử dụng máy theo nhu cầu và không thể bán lại máy khi không còn nhu cầu sử dụng.
- Có thể bị hạn chế về số lượng bản sao: Một số gói thuê máy photocopy có thể hạn chế số lượng bản sao mà doanh nghiệp có thể sao chép mỗi tháng. Doanh nghiệp cần lưu ý điều này khi lựa chọn gói thuê.
>> Xem thêm: So sánh máy photocopy Ricoh và Toshiba chi tiết nhất
Vậy nên thuê hay mua máy photocopy mới?
Trên thực tế, rất khó để có được câu trả lời cụ thể cho câu hỏi nên thuê hay mua máy photocopy? Vậy để có được câu trả lời phù hợp nhất, chúng ta hãy cùng phân tích những đặc điểm của 2 hình thức này ngay sau đây. Từ đó, bạn có thể căn cứ và đưa ra quyết định chính xác cho nhu cầu của bản thân khi có nhu cầu sử dụng máy photocopy:
| Mua máy photocopy | Thuê máy photocopy |
|
|
>> Xem thêm: Mở tiệm Photocopy cần bao nhiêu vốn? Có lời không?
Kết luận
Trên đây là một số đặc điểm giữa hình thức nên thuê hay mua máy photocopy. Hiện nay, có không ít đại lý cho thuê máy photocopy với nhiều dòng máy hiện đại, còn mới nguyên và công suất đa dạng nên có thể đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng.
Theo như ý kiến của nhiều khách hàng là chủ của những doanh nghiệp lớn, trường học, đơn vị sản xuất thì việc sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy mang đến nhiều ưu việt hơn. Giúp họ không cần phải lo lắng khi xảy ra bất kỳ hư hỏng nào.
Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật của bên cung cấp dịch vụ sẽ nhanh chóng khắc phục sự cố nếu như máy photocopy xảy ra lỗi. Chính điều này giúp cho bạn không bị chậm trễ hay đình trệ công việc. Không chỉ vậy, mọi chi phí thay mới, sửa chữa đều do bên cung cấp cấp dịch vụ chịu trách nhiệm nên người không cần lo lắng thêm bất cứ vấn đề nào khác nữa.
Chắc chắn, với những chia sẻ trên đây bạn đã có được câu trả lời về việc nên thuê hay mua máy photocopy cho riêng mình rồi đúng không? Hy vọng qua bài viết này có thể giúp bạn hiểu hơn về ưu và nhược điểm của từng phương án để đưa ra quyết định mua hay thuê máy photocopy phù hợp nhé.