Trong hoàn cảnh Việt Nam đang hòa nhập mạnh mẽ với thế giới, nhu cầu trau dồi ngoại ngữ sẽ ngày càng tăng cao để có thể dễ dàng tìm kiếm cơ hội học tập hay việc làm. Từ đó, các trung tâm ngoại ngữ lần lượt ra đời, cung cấp đầy đủ các chương trình học khác nhau, dạy nhiều ngôn ngữ khác nhau từ Anh, Hoa, Hàn, Nhật, Pháp, Đức… khiến cho nhiều người nhầm tưởng rằng mở trung tâm ngoại ngữ là vô cùng đơn giản. Trên thực tế, để mở các trung tâm dạy tiếng nước ngoài, bạn cần hội đủ điều kiện nhất định và chuẩn bị nhiều giấy tờ hồ sơ khác nhau. Dưới đây là điều kiện, hồ sơ và cách quản lý nếu bạn muốn mở trung tâm ngoại ngữ.
Điều kiện để mở trung tâm ngoại ngữ
Theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân muốn thành lập trung tâm ngoại ngữ cần đáp ứng các điều kiện sau:
Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh
Trung tâm ngoại ngữ phải có ngành, nghề kinh doanh phù hợp với quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là ngành, nghề “Giáo dục và đào tạo”.
Điều kiện về trụ sở
Trụ sở của trung tâm ngoại ngữ phải có địa chỉ rõ ràng, phù hợp với quy định của pháp luật về quy hoạch xây dựng, sử dụng đất, bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều kiện về nhân lực
Người quản lý, giáo viên giảng dạy tại trung tâm ngoại ngữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 14 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Đối với người quản lý: Có bằng tốt nghiệp đại học ngoại ngữ trở lên hoặc có bằng tốt nghiệp đại học các chuyên ngành khác có liên quan và có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 5 trở lên hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm đối với giáo viên dạy ngoại ngữ.
- Đối với giáo viên giảng dạy:Có bằng tốt nghiệp đại học ngoại ngữ trở lên hoặc có bằng tốt nghiệp đại học các chuyên ngành khác có liên quan và có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 4 trở lên.
Điều kiện về cơ sở vật chất
Trung tâm ngoại ngữ phải có đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Có phòng học, phòng chức năng phù hợp với từng loại hình đào tạo và quy mô của trung tâm.
- Có trang thiết bị dạy và học đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập.
- Có nguồn tài liệu giảng dạy và học tập đầy đủ, đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập.
Hồ sơ thành lập – triển khai trung tâm ngoại ngữ
Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Tờ trình xin cấp phép hoạt động của trung tâm
- Bản sao được cấp từ sổ gốc/ bản sao y chứng thực dựa trên bản chính/bản chính có đính kèm bản sao nhằm mục đích đối chiếu
- Nội quy hoạt động giáo dục của trung tâm
- Báo cáo về quyền sử dụng mặt bằng, nguồn kinh phí hoạt động, cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài liệu dạy học, chương trình học, đội ngũ nhân viên và giáo viên
Trình tự xin giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ:
- Gửi trực tiếp đơn xin thành lập trung tâm đến cơ quan địa phương có thẩm quyền (hồ sơ chuẩn bị đã được liệt kê như kể trên)
- Đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và phản hồi/yêu cầu bổ sung giấy tờ trong vòng 5 ngày làm việc
- Các đơn vị có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đúng quy định
- Đơn vị có thẩm quyền quyết định trả kết quả cho phép trung tâm hoạt động giáo dục trong thời hạn 05 ngày làm việc tiếp theo
Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả
Quản lý một trung tâm ngoại ngữ cũng như việc đang quản lý một cơ sở kinh doanh, người quản lý thường phải chịu áp lực khi phải chịu trách nhiệm nhiều khía cạnh khác nhau. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ dành cho những ai chưa có nhiều kinh nghiệm.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mỗi trung tâm ngoại ngữ sẽ có một đối tượng khách hàng mục tiêu của riêng mình. Có trung tâm sẽ hướng đến ngoại ngữ cho trẻ em, có nơi sẽ chuyên đào tạo luyện thi Đại học, có nơi sẽ đào tạo online dành cho những người đã đi làm, người bận rộn…
Việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhằm xây dựng chương trình dạy học, xây dựng và trang trí cơ sở dạy học, lên kế hoạch truyền thông cũng như hoạch định các chiến lược kinh doanh và chăm sóc khách hàng.
Việc hoạch định một đối tượng khách hàng cụ thể cũng sẽ dễ dàng hoạt động hơn là nhắm đến đại trà, vì bản thân trung tâm sẽ không thể bao quát xuể tất cả các đối tượng khách hàng có đặc điểm và nhu cầu khác biệt.
Tuyển dụng đội ngũ giảng viên chất lượng
Tuyển dụng đội ngũ giảng viên chất lượng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của trung tâm ngoại ngữ. Đội ngũ giảng viên chất lượng sẽ giúp trung tâm thu hút học viên, nâng cao chất lượng đào tạo và tạo dựng uy tín trong cộng đồng.
Bạn phải tuyển chọn giảng viên không những chỉ có kinh nghiệm, mà còn phải có tinh thần nhiệt huyết, cũng như thái độ làm việc tốt. Đội ngũ trợ giảng cũng là một yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với các trung tâm đào tạo ngoại ngữ sử dụng nhiều giảng viên bản xứ. Bạn cũng đừng nên quá sa đà vào việc chi tiền cho giảng viên nước ngoài, bởi vì giảng viên Việt Nam sẽ phù hợp cho những trường hợp bị mất căn bản, đang muốn học từ trình độ thấp. Điều quan trọng nhất vẫn là yếu tố phù hợp với học viên.
Đây là một công việc quan trọng và cần được thực hiện một cách cẩn trọng. Trung tâm cần chú trọng đến các yếu tố nêu trên để lựa chọn được những giảng viên chất lượng, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của trung tâm.
Khi mở trung tâm ngoại ngữ cần xây dựng kế hoạch truyền thông bài bản
Truyền thông là phương án duy nhất giúp bạn xây dựng thương hiệu của bạn trở hiện diện trong mắt khách hàng tiềm năng, cũng giúp tăng thêm niềm tin cho các khách hàng đang theo học tại trung tâm hiện tại. Bạn nên kết hợp nhiều kênh truyền thông với nhau, từ online cho đến offline, từ truyền thông trên báo chí, truyền hình cho đến mạng xã hội hay tối ưu hóa trên công cụ tìm kiếm để khẳng định quy mô, chất lượng của trung tâm ngoại ngữ của bạn. Bạn cũng đừng quên các chiến dịch marketing, tạo những chương trình giảm giá khóa học, tặng kèm bộ tài liệu tiếng anh hoặc khóa học online khi đăng ký học… để tăng sự hấp dẫn trong mắt khách hàng.
Hãy nhớ rằng, một chiến lược truyền thông tốt sẽ là bệ phóng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của trung tâm.
Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả, chính xác
Hệ thống này là 1 nền tảng cực kỳ quan trọng tại mỗi trung tâm, vì đây là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu, thông tin và số lượng công việc nghiệp vụ cực kỳ lớn. Vì vậy việc ứng dụng phần mềm sẽ giúp bạn cắt giảm gần như 80% nhân sự và chi phí cho những nghiệp vụ đó. Đặc biệt là khả năng quản lý tổng quát, kiểm soát, giám sát, theo dõi và xem báo cáo 1 cách chi tiết. Triết xuất thông tin học viên, giảng viên dễ dàng khi cần…. Về còn rất nhiều điều mà các app quản lý trung tâm hiện nay có thể làm được giúp bạn không quá tiêu hao tâm trí và nguồn lực vào việc quản lý, khiến nó trở nên dễ dàng hơn.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý dành cho các trung tâm ngoại ngữ, giảng dạy, đào tạo. Tuy vậy 1 phần mềm cũng là 1 hệ sinh thái được các trung tâm đánh giá cao hiện nay thuộc về Mona Media – công ty hơn 10+ năm trong lĩnh vực phần mềm, giải pháp quản lý. Hệ sinh thái này còn có tên là Mona eLMS bao gồm cả việc quản lý trung tâm trực tiếp và Online trên nhiều nền tảng Website – App – Webapp – Phần mềm, (giữa quản lý và giảng dạy trực tuyến)… đặc biệt ngoài giải quyết những nghiệp vụ chính, hệ thống liên kết toàn bộ với nhau và liên kết cả với hệ thống giảng dạy trực tuyến, bán khóa học cho các trung tâm.
Xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng tốt
Nếu như chiến lược truyền thông tốt là yếu tố lôi kéo khách hàng đến với trung tâm, đội ngũ giảng viên chất lượng giúp học viên quyết định chọn trung tâm thì yếu tố chăm sóc khách hàng là yếu tố quyết định để họ có tiếp tục gắn bó lâu dài hay không, và yếu tố này cũng nằm trong đội ngũ nhân sự trung tâm.
Các trung tâm lớn và uy tín thường sẽ chăm sóc khách hàng cực kỳ chu đáo từ lúc họ có ý định đăng ký khóa học đến khi họ chính thức là học viên mà còn thực hiện chương trình chăm sóc cả khi đang theo học, đã kết thúc khóa học. Việc liên tục tiếp thu ý kiến khách hàng và hoàn thiện chất lượng dạy học cũng là một yếu tố thể hiện chất lượng chăm sóc khách hàng tốt của trung tâm.
Hy vọng những thông tin trên của MagazinesUSA sẽ giúp bạn có cơ sở để mở một trung tâm ngoại ngữ thành công nhé!