Mở trung tâm ngoại ngữ: điều kiện, hồ sơ thành lập và cách quản lý hiệu quả ra sao?

Mở trung tâm ngoại ngữ như thế nào - điều kiện và phương pháp quản lý

Trong hoàn cảnh Việt Nam đang hòa nhập mạnh mẽ với thế giới, nhu cầu trau dồi ngoại ngữ sẽ ngày càng tăng cao để có thể dễ dàng tìm kiếm cơ hội học tập hay việc làm. Từ đó, các trung tâm ngoại ngữ lần lượt ra đời, cung cấp đầy đủ các chương trình học khác nhau, dạy nhiều ngôn ngữ khác nhau từ Anh, Hoa, Hàn, Nhật, Pháp, Đức… khiến cho nhiều người nhầm tưởng rằng mở trung tâm ngoại ngữ là vô cùng đơn giản. Trên thực tế, để mở các trung tâm dạy tiếng nước ngoài, bạn cần hội đủ điều kiện nhất định và chuẩn bị nhiều giấy tờ hồ sơ khác nhau. Dưới đây là điều kiện, hồ sơ và cách quản lý nếu bạn muốn mở trung tâm ngoại ngữ.

Điều kiện và để mở trung tâm ngoại ngữ

Điều kiện về cơ sở vật chất: có tối thiểu 7 phòng bao gồm phòng học và phòng phục vụ hành chính (phòng giám đốc, phòng họp…). Phòng học phải đảm bảo trang bị đủ ánh sáng, bàn ghế, cơ sở vật chất phục vụ việc dạy học (màn hình, bảng, bút, viết…) và diện tích 1,5m2/học viên/ca học. Phải có hệ thống phòng cháy chữa cháy; có bãi gửi xe và khu vực nghỉ giải lao, nghỉ giữa giờ. Một lớp học không có quá 25 học viên/ 1 giáo viên.

Điều kiện về tên trung tâm: tên của trung tâm ngoại ngữ phải đặt theo cấu trúc “Trung tâm ngoại ngữ + tên riêng” (ví dụ trung tâm ngoại ngữ ILA), phải có hai phiên bản tên giao dịch bằng tiếng Việt và tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh, không trùng với tên của trung tâm ngoại ngữ được đăng ký trước đó và không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Điều kiện về giám đốc trung tâm: giám đốc trung tâm ngoại ngữ phải đảm bảo thỏa được các yêu cầu sau: có nhân thân và tư lịch tốt, không có vướng mắc về chính trị, hình sự, dân sự và kinh tế. Bên cạnh đó, giám đốc phải có kinh nghiệm trong công tác quản lý thuộc lĩnh vực Giáo dục – Đào tạo, tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành Ngoại ngữ trở lên và có chứng chỉ Ngoại ngữ thuộc bậc 3/6 theo khung đánh giá dùng cho Việt Nam hoặc tương đương (có thể quy đổi khung quốc tế sang Việt Nam).

Điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ
Điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ

Đối với nhân sự trung tâm: giáo viên ký hợp đồng dài hạn với trung tâm phải tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Ngoại ngữ trở lên, được phân công giảng dạy và chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm. Giáo viên thời vụ cũng phải đạt các yêu cầu về văn bằng, chứng chỉ sư phạm và chuyên ngành ngoại ngữ và đáp ứng yêu cầu hoạt động của trung tâm.

Hồ sơ thành lập – mở trung tâm ngoại ngữ

Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ bao gồm các loại giấy tờ sau:

  • Tờ trình xin cấp phép hoạt động của trung tâm
  • Bản sao được cấp từ sổ gốc/ bản sao y chứng thực dựa trên bản chính/bản chính có đính kèm bản sao nhằm mục đích đối chiếu
  • Nội quy hoạt động giáo dục của trung tâm
  • Báo cáo về quyền sử dụng mặt bằng, nguồn kinh phí hoạt động, cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài liệu dạy học, chương trình học, đội ngũ nhân viên và giáo viên

Trình tự xin giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ:

  • Gửi trực tiếp đơn xin thành lập trung tâm đến cơ quan địa phương có thẩm quyền (hồ sơ chuẩn bị đã được liệt kê như kể trên)
  • Đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và phản hồi/yêu cầu bổ sung giấy tờ trong vòng 5 ngày làm việc
  • Các đơn vị có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đúng quy định
  • Đơn vị có thẩm quyền quyết định trả kết quả cho phép trung tâm hoạt động giáo dục trong thời hạn 05 ngày làm việc tiếp theo

Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Quản lý một trung tâm ngoại ngữ cũng như việc đang quản lý một cơ sở kinh doanh, người quản lý thường phải chịu áp lực khi phải chịu trách nhiệm nhiều khía cạnh khác nhau. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ dành cho những ai chưa có nhiều kinh nghiệm.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mỗi trung tâm ngoại ngữ sẽ có một đối tượng khách hàng mục tiêu của riêng mình. Có trung tâm sẽ hướng đến ngoại ngữ cho trẻ em, có nơi sẽ chuyên đào tạo luyện thi Đại học, có nơi sẽ đào tạo dành cho những người đã đi làm… Việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhằm xây dựng chương trình dạy học, xây dựng và trang trí cơ sở dạy học, lên kế hoạch truyền thông cũng như hoạch định các chiến lược kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Việc hoạch định một đối tượng khách hàng cụ thể cũng sẽ dễ dàng hoạt động hơn là nhắm đến đại trà, vì bản thân trung tâm sẽ không thể bao quát xuể tất cả các đối tượng khách hàng có đặc điểm và nhu cầu khác biệt.

Tuyển dụng đội ngũ giảng viên chất lượng

Con người là yếu tố then chốt của sự phát triển doanh nghiệp, cũng như đối với các trung tâm ngoại nữ thì đội ngũ giảng viên chất lượng chính là yếu tố khiến học viên có quyết định theo học lâu dài hay không, và thậm chí có giới thiệu cho người quen hay không. Bạn phải tuyển chọn giảng viên không những chỉ có kinh nghiệm, mà còn phải có tinh thần nhiệt huyết, cũng như thái độ làm việc tốt. Đội ngũ trợ giảng cũng là một yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với các trung tâm đào tạo ngoại ngữ sử dụng nhiều giảng viên bản xứ. Bạn cũng đừng nên quá sa đà vào việc chi tiền cho giảng viên nước ngoài, bởi vì giảng viên Việt Nam sẽ phù hợp cho những trường hợp bị mất căn bản, đang muốn học từ trình độ thấp. Điều quan trọng nhất vẫn là yếu tố phù hợp với học viên.

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ, dạy tiếng nước ngoài

Khi mở trung tâm ngoại ngữ cần xây dựng kế hoạch truyền thông bài bản

Truyền thông là phương án duy nhất giúp bạn xây dựng thương hiệu của bạn trở hiện diện trong mắt khách hàng tiềm năng, cũng giúp tăng thêm niềm tin cho các khách hàng đang theo học tại trung tâm hiện tại. Bạn nên kết hợp nhiều kênh truyền thông với nhau, từ online cho đến offline, từ truyền thông trên báo chí, truyền hình cho đến mạng xã hội hay tối ưu hóa trên công cụ tìm kiếm để khẳng định quy mô, chất lượng của trung tâm ngoại ngữ của bạn. Bạn cũng đừng quên các chiến dịch marketing, tạo những chương trình giảm giá khóa học, tặng kèm bộ tài liệu tiếng anh hoặc khóa học online khi đăng ký học… để tăng sự hấp dẫn trong mắt khách hàng. Hãy nhớ rằng, một chiến lược truyền thông tốt sẽ là bệ phóng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của trung tâm.

Hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả, chính xác

Hệ thống này là 1 nền tảng cực kỳ quan trọng tại mỗi trung tâm, vì đây là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu, thông tin và số lượng công việc nghiệp vụ cực kỳ lớn. Vì vậy việc ứng dụng phần mềm sẽ giúp bạn cắt giảm gần như 80% nhân sự và chi phí cho những nghiệp vụ đó. Đặc biệt là khả năng quản lý tổng quát, kiểm soát, giám sát, theo dõi và xem báo cáo 1 cách chi tiết. Triết xuất thông tin học viên, giảng  viên dễ dàng khi cần…. Về còn rất nhiều điều mà các phần mềm quản lý trung tâm hiện nay có thể làm được giúp bạn không quá tiêu hao tâm trí và nguồn lực vào việc quản lý, khiến nó trở nên dễ dàng hơn.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý dành cho các trung tâm ngoại ngữ, giảng dạy, đào tạo. Tuy vậy 1 phần mềm cũng là 1 hệ sinh thái được các trung tâm đánh giá cao hiện nay thuộc về Mona Media – công ty hơn 10+ năm trong lĩnh vực phần mềm, giải pháp quản lý. Hệ sinh thái này còn có tên là Mona eLMS bao gồm cả việc quản lý trung tâm trực tiếp và Online trên nhiều nền tảng Website – App – Webapp – Phần mềm, (giữa quản lý và giảng dạy trực tuyến)… đặc biệt ngoài giải quyết những nghiệp vụ chính, hệ thống liên kết toàn bộ với nhau và liên kết cả với hệ thống giảng dạy trực tuyến, bán khóa học cho các trung tâm.

Xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng tốt

Nếu như chiến lược truyền thông tốt là yếu tố lôi kéo khách hàng đến với trung tâm, đội ngũ giảng viên chất lượng giúp học viên quyết định chọn trung tâm thì yếu tố chăm sóc khách hàng là yếu tố quyết định để họ có tiếp tục gắn bó lâu dài hay không, và yếu tố này cũng nằm trong đội ngũ nhân sự trung tâm. Các trung tâm lớn và uy tín thường sẽ chăm sóc khách hàng cực kỳ chu đáo từ lúc họ có ý định đăng ký khóa học đến khi họ chính thức là học viên mà còn thực hiện chương trình chăm sóc cả khi đang theo học, đã kết thúc khóa học. Việc liên tục tiếp thu ý kiến khách hàng và hoàn thiện chất lượng dạy học cũng là một yếu tố thể hiện chất lượng chăm sóc khách hàng tốt của trung tâm.

Hy vọng những thông tin trên của MagazinesUSA sẽ giúp bạn có cơ sở để mở một trung tâm ngoại ngữ thành công nhé!