Một chị chủ tiệm giặt ủi từng nhắn tin hỏi chúng tôi, chị nghe nhiều người nói phải “chuyển đổi số” mới cạnh tranh nổi, nhưng không biết nên bắt đầu từ cái gì trước, sợ đầu tư sai lại tốn tiền oan. Chị bảo tiệm chị vẫn ghi sổ tay quản lý khách quen, đơn hàng, việc kinh doanh vẫn ổn nhưng chị cũng cảm thấy hơi đuối khi khách ngày càng đông mà cách quản lý vẫn như cũ. Câu chuyện này rất phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ, chủ tiệm cá thể, khi khái niệm chuyển đổi số nghe có vẻ to tát nhưng thực chất hoàn toàn có thể bắt đầu từ những bước nhỏ, phù hợp với quy mô thực tế của từng nơi.
Vì Sao Doanh Nghiệp Nhỏ Cần Chuyển Đổi Số Sớm
Nhiều chủ shop, tiệm nhỏ bắt đầu quan tâm tới chuyển đổi số trước hết vì áp lực cạnh tranh từ các doanh nghiệp lớn, đúng như tình huống chị chủ tiệm giặt ủi mà chúng tôi kể ở đầu bài. Khi các chuỗi cửa hàng lớn đầu tư mạnh vào công nghệ, từ app đặt lịch, hệ thống quản lý khách hàng tự động tới quảng cáo nhắm đúng đối tượng, khách hàng dần quen với sự tiện lợi đó, và kỳ vọng những cơ sở nhỏ hơn cũng đáp ứng được mức độ tiện lợi tương tự. Nếu doanh nghiệp nhỏ vẫn giữ nguyên cách vận hành thủ công, khoảng cách trải nghiệm giữa doanh nghiệp và các đối thủ lớn sẽ ngày càng rõ rệt, dù chất lượng sản phẩm, dịch vụ cốt lõi không hề thua kém.
Bên cạnh đó, tối ưu chi phí vận hành nhờ phần mềm cũng là lợi ích mà doanh nghiệp nhỏ thường cảm nhận được sớm nhất sau khi chuyển đổi số. Một phần mềm quản lý đơn giản, dù chỉ giúp tự động tính tiền, theo dõi tồn kho, cũng giúp tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc ghi chép thủ công, đồng thời giảm sai sót trong quá trình tính toán, giao dịch. Với những chủ shop bận rộn, việc tiết kiệm được vài chục phút mỗi ngày nhờ công cụ hỗ trợ, cộng dồn lại theo tháng, theo năm, là một khoản lợi ích không nhỏ dù ban đầu có thể không cảm nhận rõ ngay.
Các Bước Chuyển Đổi Số Cơ Bản
Trước tiên, chúng tôi luôn khuyên các doanh nghiệp nhỏ xây dựng website, tạo hiện diện online, dù có thể bắt đầu đơn giản trước khi đầu tư quy mô lớn hơn. Một trang giới thiệu cơ bản, có đầy đủ thông tin liên hệ, sản phẩm dịch vụ, giúp khách hàng tiềm năng dễ dàng tìm thấy doanh nghiệp của bạn khi tìm kiếm trên mạng, thay vì chỉ dựa vào việc khách đi ngang qua cửa hàng hay được người quen giới thiệu. Với những doanh nghiệp có website riêng, cũng cần lưu ý một số quy định pháp lý liên quan, chẳng hạn website có chức năng bán hàng, giới thiệu sản phẩm dịch vụ thương mại thường phải đăng ký với cơ quan quản lý. Bạn có thể tham khảo thêm vì sao buộc phải đăng ký website với Bộ Công Thương mà chúng tôi từng giải thích, một bước pháp lý nhiều chủ shop mới làm website hay bỏ sót.
Bước tiếp theo là áp dụng phần mềm quản lý phù hợp quy mô, cần được cân nhắc kỹ để tránh đầu tư dư thừa hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thực tế. Với doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu chuyển đổi số, chúng tôi thường khuyên nên thử các phần mềm quản lý cơ bản, thậm chí có bản miễn phí, trước khi quyết định đầu tư vào giải pháp phức tạp, tốn kém hơn. Điều này giúp chủ doanh nghiệp làm quen dần với việc quản lý bằng công cụ số, đồng thời hiểu rõ hơn nhu cầu thực tế của mình trước khi cam kết ngân sách lớn hơn. Bạn có thể tham khảo thêm gợi ý 10 phần mềm bán hàng miễn phí đa tính năng mà chúng tôi từng tổng hợp, phù hợp cho những doanh nghiệp nhỏ đang trong giai đoạn bắt đầu chuyển đổi số.
- Bắt đầu từ website giới thiệu cơ bản trước khi đầu tư nền tảng phức tạp
- Thử phần mềm quản lý miễn phí hoặc chi phí thấp ở giai đoạn đầu
- Ghi lại rõ những khó khăn vận hành cụ thể trước khi chọn công cụ giải quyết
Lưu Ý Khi Triển Khai Thực Tế
Một lưu ý quan trọng khác là nên chọn giải pháp dễ mở rộng về sau, vì nhiều doanh nghiệp nhỏ sau một thời gian chuyển đổi số ban đầu lại phát triển nhanh hơn dự kiến, khiến giải pháp cũ trở nên chật chội. Khi chọn phần mềm, nền tảng ngay từ đầu, nên ưu tiên những giải pháp có khả năng nâng cấp, mở rộng thêm tính năng khi cần, thay vì chọn giải pháp đóng khung cứng nhắc, buộc phải thay đổi hoàn toàn khi quy mô kinh doanh tăng lên. Chúng tôi từng chứng kiến không ít trường hợp doanh nghiệp phải làm lại từ đầu chỉ sau một, hai năm vì ban đầu chọn giải pháp quá đơn giản, không có đường mở rộng phù hợp. Với những doanh nghiệp gia đình đang trong giai đoạn đầu ứng dụng công nghệ, muốn vận hành chuyên nghiệp như các doanh nghiệp lớn hơn, có thể tham khảo thêm ứng dụng AI trong doanh nghiệp gia đình, khi cửa hàng nhỏ bắt đầu dùng công nghệ như doanh nghiệp lớn mà chúng tôi từng phân tích, một góc nhìn thực tế về lộ trình chuyển đổi số phù hợp quy mô nhỏ.
Bên cạnh đó, đào tạo nhân sự sử dụng công cụ mới cũng là điều thường bị xem nhẹ, dù đây lại là yếu tố quyết định việc chuyển đổi số có thực sự thành công hay không. Một phần mềm dù tốt tới đâu, nếu nhân viên không biết cách dùng đúng hoặc ngại thay đổi thói quen cũ, cũng khó phát huy hiệu quả như kỳ vọng. Chúng tôi luôn khuyên các chủ doanh nghiệp dành thời gian hướng dẫn nhân viên từng bước, bắt đầu từ những chức năng cơ bản nhất, thay vì kỳ vọng nhân viên tự làm quen ngay lập tức với toàn bộ hệ thống mới. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu thêm về việc ứng dụng công nghệ để giảm tải công việc cho nhân sự, nên bắt đầu từ những công cụ đơn giản, phù hợp quy mô nhỏ trước khi mở rộng ra toàn bộ quy trình vận hành.
Với những doanh nghiệp nhỏ đã sẵn sàng bước sang giai đoạn xây dựng một website bán hàng chuyên nghiệp hơn, thay vì chỉ dừng lại ở trang giới thiệu cơ bản, có thể tìm hiểu thêm đơn vị MONA Media để được tư vấn giải pháp phù hợp với ngân sách và quy mô hiện tại của doanh nghiệp bạn.
Kết Luận
Bắt đầu từ quy mô nhỏ, đo lường hiệu quả rồi mở rộng là nguyên tắc chúng tôi luôn khuyên các doanh nghiệp nhỏ áp dụng, thay vì cố gắng chuyển đổi số toàn diện ngay từ đầu như nỗi lo của chị chủ tiệm giặt ủi mà chúng tôi kể ở đầu bài. Hãy chọn một, hai điểm nghẽn rõ ràng nhất trong cách vận hành hiện tại để bắt đầu, đo lường xem công cụ mới có thực sự giúp ích hay không, rồi mới tiếp tục mở rộng sang các khâu khác. Ưu tiên giải pháp phù hợp ngân sách hiện tại, đừng để áp lực phải “hiện đại hóa” nhanh chóng khiến bạn đầu tư vượt quá khả năng thực tế của doanh nghiệp bạn.