Trong các tổ chức, công ty doanh nghiệp, có một cách để nhà quản lý có thể đánh giá được năng suất lao động, làm việc của nhân viên, đó chính là KPI. Do vậy, yêu cầu cơ bản đặt ra cho tất cả những ai đang làm quản lý nhân sự đó là xây dựng kế hoạch KPI hiệu quả nhất. Chúng ta không thể áp dụng mức KPI quá cao hay quá thấp mà cần một kế hoạch KPI hợp lý phù hợp với sức lao động của nhân viên. Vậy KPI là gì và làm sao để thực hiện xây dựng kế hoạch KPI hợp lý? Thì cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết được tổng hợp dưới đây!
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator có ý nghĩa là chỉ số đánh giá công việc được thực hiện. Tại các tổ chức, doanh nghiệp hay trong những mô hình khác, KPI luôn là một chỉ số không thể thiếu, nó cho thấy năng lực làm việc của người lao động và đồng thời là yêu cầu của nhà quản lý đối với nhân viên của mình. Các công ty sẽ căn cứ vào việc nhân viên có đạt mức KPI hay không để đưa ra những chính sách thưởng phạt hợp lý.
Một ví dụ đơn giản nhất để mọi người có thể hiểu về KPI đó là số lượng hàng mà các nhân viên sales cần bán được trong một ngày, một tháng hay một năm. Thực hiện được tối thiểu chỉ tiêu đó tức là bạn đã hoàn thành được KPI đã đặt ra. Tại những công ty, doanh nghiệp lớn thì điều này vô cùng quan trọng. Họ cần đặt ra những kế hoạch KPI đầy đủ và phừ hợp dành cho từng bộ phận trong công ty. Sau đó, từng bộ phận sẽ phân chia công việc, đặt KPI cho từng vị trí nhân sự.
Chỉ số KPI thuộc nhiều loại khác nhau
Trên thực tế, chỉ số KPI được chia thành nhiều loại khác nhau như sau:
KPI tập trung vào đầu ra
Đối với các chuyên viên về nhân sự, chỉ số KPI tập trung vào đầu ra chắc hẳn là điều đã rất quen thuộc. KPI tập trung đầu ra cho phép chúng ta nhanh chóng đánh giá được hiệu quả công việc đã được thực hiện, tuy nhiên, nhược điểm của nó chính là không nhận biết được sự thay đổi thực tế diễn ra trên thị trường và từng hoàn cảnh riêng.
Do vậy, sử dụng chỉ số KPI tập trung đầu ra không hướng tới việc giúp đỡ, khuyến khích nhân viên phát triển, xử lý những vấn đề khó khăn đang diễn ra.
Hành vi của KPI là gì?
KPI hành vi là chỉ số còn khá mới mẻ đối với những nhà quản lý, chuyên viên nhân sự của nước ta, tuy nhiên, đây lại là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu.
KPI hành vi giúp chúng ta xác định được những yếu tố không thể đo đếm một cách cụ thể. Chẳng hạn như sự chăm chỉ, nỗ lực của nhân viên trong quá trình làm việc.
Năng lực của KPI là gì?
KPI năng lực là một chỉ số tập trung vào năng lực, khả năng làm việc của từng nhân sự. Nếu KPI tập trung đầu ra chỉ nhận xét dựa trên kết quả thì KPI năng lực lại căn cứ vào quá trình làm việc của nhân viên.
Do vậy, chỉ số này có phần vượt trội hơn, giúp nhà quản lý đánh giá một cách chuẩn xác nhất về nhân viên của mình.
Cách xác định – xây dựng chỉ số KPI hiệu quả
Từ những thông tin cơ bản trên về chỉ số KPI, chúng ta cần giải quyết được một vấn đề cực kỳ quan trọng đó là làm sao để có thể xây dựng được kế hoạch KPI hiệu quả nhất. Đó cũng chính là điều các nhà quản lý luôn hướng tới.
Nhiều người thường đắn đo, suy nghĩ để lựa chọn loại chỉ số KPI hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn sai lầm bởi để có được một kế hoạch KPI hoàn hảo nhất, chúng ta cần biết cách kết hợp 3 loại chỉ số KPI cơ bản với nhau. Muốn vậy, các bạn cần căn cứ vào những yếu tố sau:
Dựa trên vị trí công việc
Có thể nói, vị trí công việc là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất mà chúng ta cần quan tâm tới khi xây dựng kế hoạch KPI cho nhân viên. Mỗi vị trí công việc luôn có những đặc thù riêng. Chẳng hạn như các vị trí trong bộ phận nghiên cứu có mức độ rủi ro rất cao trong công việc, vì thế nếu bạn áp dụng chỉ số KPI đầu ra, chỉ tập trung vào kết quả thì chắc chắn đây sẽ là một sự bất công rất lớn đối với nhân viên của mình. Thay vào đó, bạn nên sử dụng KPI hành vì trong trường hợp này.
Ngoài ra, đối với vị trí bán hàng, điều mà chúng ta quan tâm đó là số sản phẩm bán được, vì thế ta cần sử dụng KPI đầu ra. Tương tự như vậy, chỉ số KPI năng lực sẽ phù hợp đối với các nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc lựa chọn sai loại chỉ số KPI sẽ tạo ra áp lực rất lớn cho nhân viên của chúng ta. Vì thế, các nhà quản lý nhân sự cần đặc biệt chú ý tới vấn đề này.
Dựa theo từng chiến lược kinh doanh
Yếu tố tiếp theo mà chúng ta cần quan tâm khi xây dựng kế hoạch KPI đó là chiến lược kinh doanh mà công ty, doanh nghiệp đang hướng tới. Các chiến lược kinh doanh khác nhau sẽ có quyết định cực kỳ lớn tới chỉ số KPI cần thiết.
Chẳng hạn như công ty của bạn đang hướng tới một kế hoạch phát triển thương hiệu lâu dài trong tương lai thì chỉ số KPI đầu ra chưa thực sự cần thiết. Thay vào đó, điều chúng ta cần quan tâm đó là các chỉ số KPI hành vi cũng như chỉ số KPI năng lực. Đây là những điều sẽ quyết định tới sự thành công trong tương lai lâu dài cho doanh nghiệp.
Dựa vào áp lực môi trường kinh doanh
Trong mọi lĩnh vực kinh doanh, áp lực cạnh tranh luôn có sức ảnh hưởng vô cùng to lớn. Do vậy, chúng ta cần căn cứ vào mức độ áp lực cụ thể mà đưa ra chỉ số KPI cho hợp lý. Chẳng hạn như trong lĩnh vực ngân hàng, từng nhân viên cần phải đạt được chỉ số huy động vốn theo tháng.
Trong cách lĩnh vực kinh doanh khác có mức độ áp lực cao, chúng ta cần có kế hoạch KPI hợp lý để đảm bảo sức mạnh của doanh nghiệp trước các đối thủ khác.
Dựa vào năng lực của phòng nhân sự
Trong những yếu tố có ảnh hưởng tới hệ thống, kế hoạch KPI của các doanh nghiệp, công ty thì năng lực của phòng nhân sự sẽ là điều mà chúng ta không thể bỏ qua. Khả năng làm việc, năng lực của các vị trí trong bộ phận nhân sự cũng là điều quyết định tới quá trình xây dựng kế hoạch KPI hợp lý.
Nếu doanh nghiệp chủ yếu hướng tới chỉ số KPI đầu ra thì yêu cầu về năng lực của phòng nhân sự sẽ không lớn. Tuy nhiên, nếu hệ thống KPI tập trung vào năng lực và hành vi thì phòng nhân sự sẽ cần có năng lực làm việc để xác định một cách rõ ràng, cụ thể nhất cho mối liên hệ giữa hành vi và năng lực của nhân viên.
Muốn doanh nghiệp phát triển vững bền, các nhà quản lý cần phải xây dựng được một kế hoạch, hệ thống KPI hợp lý. Hiểu rõ được KPI là gì? và có một kế hoạch KPI hợp lý cần phải phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp và hợp lý với nhu cầu của doanh nghiệp, năng lực làm việc của nhân viên. Tất nhiên, để làm được điều đó, nhà quản lý cần phải có sự tham vấn, làm việc cụ thể với từng trưởng phòng của các bộ phận để nắm rõ tình hình hoạt động, khả năng hoạt động của họ.