Trong các tổ chức, công ty doanh nghiệp, có một cách để nhà quản lý có thể đánh giá được năng suất lao động, làm việc của nhân viên, đó chính là KPI. Do vậy, yêu cầu cơ bản đặt ra cho tất cả những ai đang làm quản lý nhân sự đó là xây dựng kế hoạch KPI hiệu quả nhất. Chúng ta không thể áp dụng mức KPI quá cao hay quá thấp mà cần một kế hoạch KPI hợp lý phù hợp với sức lao động của nhân viên. Vậy KPI là gì và làm sao để thực hiện xây dựng kế hoạch KPI hợp lý? Thì cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết được tổng hợp dưới đây!
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator có ý nghĩa là chỉ số đánh giá công việc được thực hiện. Tại các tổ chức, doanh nghiệp hay trong những mô hình khác, KPI luôn là một chỉ số không thể thiếu, nó cho thấy năng lực làm việc của người lao động và đồng thời là yêu cầu của nhà quản lý đối với nhân viên của mình. Các công ty sẽ căn cứ vào việc nhân viên có đạt mức KPI hay không để đưa ra những chính sách thưởng phạt hợp lý.
Một ví dụ đơn giản nhất để mọi người có thể hiểu về KPI đó là số lượng hàng mà các nhân viên sales cần bán được trong một ngày, một tháng hay một năm. Thực hiện được tối thiểu chỉ tiêu đó tức là bạn đã hoàn thành được KPI đã đặt ra. Tại những công ty, doanh nghiệp lớn thì điều này vô cùng quan trọng. Họ cần đặt ra những kế hoạch KPI đầy đủ và phừ hợp dành cho từng bộ phận trong công ty. Sau đó, từng bộ phận sẽ phân chia công việc, đặt KPI cho từng vị trí nhân sự.
Vai trò của KPI
KPI là một công cụ quan trọng trong quản lý, giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, đội nhóm, phòng ban, hay của cả một doanh nghiệp. KPI có vai trò quan trọng sau:
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động: KPI giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, phòng ban, hay của cả doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời để cải thiện hiệu quả hoạt động.
- Xác định những lĩnh vực cần cải thiện: KPI giúp doanh nghiệp xác định được những lĩnh vực hoạt động chưa đạt hiệu quả cao. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực để cải thiện những lĩnh vực này.
- Đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu: KPI giúp doanh nghiệp đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của việc triển khai chiến lược.
- Tạo động lực cho nhân viên: KPI giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và trách nhiệm của mình. Từ đó, nhân viên sẽ có động lực làm việc để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Nhìn chung, KPI là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp cần xây dựng KPI hiệu quả để đạt được những lợi ích tối đa từ công cụ này.
Một số ví dụ về vai trò của KPI trong thực tế
- Một doanh nghiệp bán lẻ sử dụng KPI về doanh số bán hàng để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận bán hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được những nhân viên bán hàng hiệu quả và những nhân viên cần được đào tạo thêm.
- Một doanh nghiệp sản xuất sử dụng KPI về tỷ lệ lỗi sản phẩm để đánh giá hiệu quả của bộ phận sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được những nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm và đưa ra những giải pháp khắc phục.
- Một doanh nghiệp dịch vụ sử dụng KPI về tỷ lệ khách hàng hài lòng để đánh giá hiệu quả của bộ phận chăm sóc khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng dịch vụ của mình để mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Như vậy, KPI là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp cần xây dựng KPI hiệu quả để đạt được những lợi ích tối đa từ công cụ này.
Chỉ số KPI thuộc nhiều loại khác nhau
KPI tập trung vào đầu ra
Đối với các chuyên viên về nhân sự, chỉ số KPI tập trung vào đầu ra chắc hẳn là điều đã rất quen thuộc. KPI tập trung đầu ra cho phép chúng ta nhanh chóng đánh giá được hiệu quả công việc đã được thực hiện, tuy nhiên, nhược điểm của nó chính là không nhận biết được sự thay đổi thực tế diễn ra trên thị trường và từng hoàn cảnh riêng.
Do vậy, sử dụng chỉ số KPI tập trung đầu ra không hướng tới việc giúp đỡ, khuyến khích nhân viên phát triển, xử lý những vấn đề khó khăn đang diễn ra.
Hành vi của KPI là gì?
KPI hành vi là chỉ số còn khá mới mẻ đối với những nhà quản lý, chuyên viên nhân sự của nước ta, tuy nhiên, đây lại là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu.
KPI hành vi giúp chúng ta xác định được những yếu tố không thể đo đếm một cách cụ thể. Chẳng hạn như sự chăm chỉ, nỗ lực của nhân viên trong quá trình làm việc.
Năng lực của KPI là gì?
KPI năng lực là một chỉ số tập trung vào năng lực, khả năng làm việc của từng nhân sự. Nếu KPI tập trung đầu ra chỉ nhận xét dựa trên kết quả thì KPI năng lực lại căn cứ vào quá trình làm việc của nhân viên.
Do vậy, chỉ số này có phần vượt trội hơn, giúp nhà quản lý đánh giá một cách chuẩn xác nhất về nhân viên của mình.
Cách xác định – xây dựng chỉ số KPI hiệu quả
Từ những thông tin cơ bản trên về chỉ số KPI, chúng ta cần giải quyết được một vấn đề cực kỳ quan trọng đó là làm sao để có thể xây dựng được kế hoạch KPI hiệu quả nhất. Đó cũng chính là điều các nhà quản lý luôn hướng tới.
Nhiều người thường đắn đo, suy nghĩ để lựa chọn loại chỉ số KPI hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn sai lầm bởi để có được một kế hoạch KPI hoàn hảo nhất, chúng ta cần biết cách kết hợp 3 loại chỉ số KPI cơ bản với nhau. Muốn vậy, các bạn cần căn cứ vào những yếu tố sau:
Dựa trên vị trí công việc
Có thể nói, vị trí công việc là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất mà chúng ta cần quan tâm tới khi xây dựng kế hoạch KPI cho nhân viên. Mỗi vị trí công việc luôn có những đặc thù riêng. Chẳng hạn như các vị trí trong bộ phận nghiên cứu có mức độ rủi ro rất cao trong công việc, vì thế nếu bạn áp dụng chỉ số KPI đầu ra, chỉ tập trung vào kết quả thì chắc chắn đây sẽ là một sự bất công rất lớn đối với nhân viên của mình. Thay vào đó, bạn nên sử dụng KPI hành vì trong trường hợp này.
Ngoài ra, đối với vị trí bán hàng, điều mà chúng ta quan tâm đó là số sản phẩm bán được, vì thế ta cần sử dụng KPI đầu ra. Tương tự như vậy, chỉ số KPI năng lực sẽ phù hợp đối với các nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc lựa chọn sai loại chỉ số KPI sẽ tạo ra áp lực rất lớn cho nhân viên của chúng ta. Vì thế, các nhà quản lý nhân sự cần đặc biệt chú ý tới vấn đề này.
Dựa theo từng chiến lược kinh doanh
Yếu tố tiếp theo mà chúng ta cần quan tâm khi xây dựng kế hoạch KPI đó là chiến lược kinh doanh mà công ty, doanh nghiệp đang hướng tới. Các chiến lược kinh doanh khác nhau sẽ có quyết định cực kỳ lớn tới chỉ số KPI cần thiết.
Chẳng hạn như công ty của bạn đang hướng tới một kế hoạch phát triển thương hiệu lâu dài trong tương lai thì chỉ số KPI đầu ra chưa thực sự cần thiết. Thay vào đó, điều chúng ta cần quan tâm đó là các chỉ số KPI hành vi cũng như chỉ số KPI năng lực. Đây là những điều sẽ quyết định tới sự thành công trong tương lai lâu dài cho doanh nghiệp.
Dựa vào áp lực môi trường kinh doanh
Trong mọi lĩnh vực kinh doanh, áp lực cạnh tranh luôn có sức ảnh hưởng vô cùng to lớn. Do vậy, chúng ta cần căn cứ vào mức độ áp lực cụ thể mà đưa ra chỉ số KPI cho hợp lý. Chẳng hạn như trong lĩnh vực ngân hàng, từng nhân viên cần phải đạt được chỉ số huy động vốn theo tháng.
Trong cách lĩnh vực kinh doanh khác có mức độ áp lực cao, chúng ta cần có kế hoạch KPI hợp lý để đảm bảo sức mạnh của doanh nghiệp trước các đối thủ khác.
Dựa vào năng lực của phòng nhân sự
Trong những yếu tố có ảnh hưởng tới hệ thống, kế hoạch KPI của các doanh nghiệp, công ty thì năng lực của phòng nhân sự sẽ là điều mà chúng ta không thể bỏ qua. Khả năng làm việc, năng lực của các vị trí trong bộ phận nhân sự cũng là điều quyết định tới quá trình xây dựng kế hoạch KPI hợp lý.
Nếu doanh nghiệp chủ yếu hướng tới chỉ số KPI đầu ra thì yêu cầu về năng lực của phòng nhân sự sẽ không lớn. Tuy nhiên, nếu hệ thống KPI tập trung vào năng lực và hành vi thì phòng nhân sự sẽ cần có năng lực làm việc để xác định một cách rõ ràng, cụ thể nhất cho mối liên hệ giữa hành vi và năng lực của nhân viên.
Các loại KPI cho từng lĩnh vực
KPI có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm:
- Theo mục tiêu: KPI được xây dựng dựa trên các mục tiêu của doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân
- Theo quá trình: KPI được xây dựng dựa trên các quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân
- Theo kết quả: KPI được xây dựng dựa trên các kết quả hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân
Dưới đây là một số ví dụ về KPI cho từng lĩnh vực:
Lĩnh vực kinh doanh
- Doanh thu: Đây là KPI quan trọng nhất của doanh nghiệp, thể hiện tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định.
- Lợi nhuận: Đây là KPI thể hiện mức độ hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, được tính bằng doanh thu trừ đi chi phí.
- Tỷ suất lợi nhuận: Đây là KPI thể hiện mức độ hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trên mỗi đơn vị sản phẩm, dịch vụ, được tính bằng lợi nhuận chia cho doanh thu.
- Tỷ lệ tăng trưởng: Đây là KPI thể hiện mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp, được tính bằng doanh thu hiện tại chia cho doanh thu của kỳ trước.
Lĩnh vực bán hàng
- Doanh số bán hàng: Đây là KPI quan trọng nhất của bộ phận bán hàng, thể hiện tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định.
- Số lượng khách hàng mới: Đây là KPI thể hiện khả năng thu hút khách hàng mới của bộ phận bán hàng.
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng: Đây là KPI thể hiện khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế của bộ phận bán hàng.
- Tỷ lệ trung thành của khách hàng: Đây là KPI thể hiện khả năng giữ chân khách hàng của bộ phận bán hàng.
Lĩnh vực marketing
- Số lượng khách hàng truy cập website: Đây là KPI thể hiện khả năng tiếp cận khách hàng của bộ phận marketing.
- Số lượng khách hàng tương tác với fanpage: Đây là KPI thể hiện mức độ tương tác của khách hàng với thương hiệu của doanh nghiệp.
- Số lượt xem quảng cáo: Đây là KPI thể hiện mức độ hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo của bộ phận marketing.
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ kênh marketing: Đây là KPI thể hiện khả năng chuyển đổi khách hàng từ kênh marketing thành khách hàng thực tế.
Lĩnh vực nhân sự
- Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc: Đây là KPI thể hiện mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp.
- Tỷ lệ nhân viên hài lòng với công việc: Đây là KPI thể hiện mức độ hài lòng của nhân viên với công việc của mình.
- Tỷ lệ nhân viên được đào tạo: Đây là KPI thể hiện mức độ phát triển của nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Lĩnh vực sản xuất
- Sản lượng sản xuất: Đây là KPI thể hiện khả năng sản xuất của bộ phận sản xuất.
- Tỷ lệ lỗi sản phẩm: Đây là KPI thể hiện chất lượng sản phẩm của bộ phận sản xuất.
- Thời gian giao hàng: Đây là KPI thể hiện khả năng đáp ứng đơn hàng của bộ phận sản xuất.
Lĩnh vực dịch vụ
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng: Đây là KPI quan trọng nhất của bộ phận dịch vụ, thể hiện mức độ hài lòng của khách hàng với dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tỷ lệ khiếu nại của khách hàng: Đây là KPI thể hiện mức độ hài lòng của khách hàng với dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tỷ lệ hoàn thành yêu cầu của khách hàng: Đây là KPI thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng của bộ phận dịch vụ.
Tùy thuộc vào mục tiêu và đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân mà có thể lựa chọn các KPI phù hợp.
Muốn doanh nghiệp phát triển vững bền, các nhà quản lý cần phải xây dựng được một kế hoạch, hệ thống KPI hợp lý. Hiểu rõ được KPI là gì? và có một kế hoạch KPI hợp lý cần phải phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp và hợp lý với nhu cầu của doanh nghiệp, năng lực làm việc của nhân viên. Tất nhiên, để làm được điều đó, nhà quản lý cần phải có sự tham vấn, làm việc cụ thể với từng trưởng phòng của các bộ phận để nắm rõ tình hình hoạt động, khả năng hoạt động của họ.